ChatGPT(チャットGPT)はAIが回答してくれるチャットボット
ChatGPT(チャットGPT)は、AIを使用したチャットボットです。アメリカ企業であるOpenAI社によって提供されていて、基本的には無料で利用することができます。そして、規約に違反しなければ、商用利用も可能です。そのため、業務効率化のために使用することができます。ChatGPTは、何らかの質問をすると、AIが文章で回答してくれます。その機能は、ただ会話をするだけでなく、文章の作成や校正、要約など、幅広い目的で使用可能です。上手に活用すると、業務効率化に繋げられます。ChatGPTについて、詳しくはリンク先のページで確認してください。
ChatGPT(チャットGPT)で効率化できる業務とは
様々な書類の作成
ChatGPTは、自然な文章の作成をすることができます。そのため、業務で使用する、様々な書類の作成作業を任せられます。人が書類を作成するためには、全体の構成を考えた上で、文字を打ち込んでいくという作業が必要となり、時間がかかりやすいです。そういった作業の大部分は、ChatGPTが担えます。
ChatGPTに送る情報が少なければ、書類の骨組み程度しか作れないかもしれません。しかし、それだけでも、書類の草案として使える可能性が高く、草案作成の時間を省けます。また、詳細な情報を送れば、細部までしっかりした書類を作らせることも不可能ではありません。業務では、企画書や報告書など、数多くの書類が必要となります。その書類を作成する時間を短縮できれば、大幅な業務効率化を実現できるはずです。
業務文書に目を通す作業
業務では、書類を始めとして、数多くの文書に目を通さなければならないことが数多くあります。そして、文書の大半が、不要な内容であることも珍しくありません。そのような文書に目を通す場合、全ての内容を把握するために、時間がかかってしまう恐れがあります。ChatGPTを導入すると、その時間を短縮できる可能性が高いです。ChatGPTの代表的な機能に、文章の要約があります。大量の文字であっても、不要な部分を取り除いて、短くまとめることができます。そうして、要約した文章だけに目を通すようにすれば、業務文書を読む時間を減らせます。
社内問い合わせへの対応
企業では、従業員が情報を取得するために、社内問い合わせ窓口を用意していることがあります。ただ、社内問い合わせの内容は、高い専門性が求められるものばかりとは限りません。パソコンツールの使い方や、勤怠管理に関するものなど、一般的なビジネスに関する内容も多いです。そのような問い合わせは、ChatGPTに任せられます。そうすれば、社内問い合わせに対応する人材を減らせます。
ChatGPTが作成する文章は、不自然になることが多いため、顧客の問い合わせ対応をさせるのは難しいです。けれど、社内問い合わせであれば、完璧な対応は求められないため、ChatGPTでも務まる可能性が高いです。ChatGPTが社内問い合わせを担えれば、元々社内問い合わせを担当していた従業員は別の業務に付くことができるため、業務効率化に繋がるでしょう。
マーケティングデータの分析
マーケティングでは、大量のデータを分析しなければならないことも多いでしょう。そして、分析のためには、人が地道に集計をしたり、専門的な知識が必要なツールを使ったりしなければなりません。そのような分析は、ChatGPTに任せられる可能性があります。ChatGPTに分析したいデータを送り、どういった分析をしたいのかを伝えれば、分析結果を回答として送ってくれます。ChatGPTを使用した分析は、文章として結果が出ます。そのため、データの傾向を文章で解説したり、特定の視点での恣意的な分析をしたりするのに適しています。
事前のリサーチ
マーケティングを行う場合、事前にリサーチをして情報を集めるでしょう。リサーチ作業は、時間と手間がかかることが多いです。ChatGPTを活用すると、その時間と手間を省ける可能性があります。ChatGPTは、幅広い分野の、専門的な情報を得ることができます。したがって、新しい分野のマーケティングを行う場合のリサーチに取り入れることも可能です。必要な情報を、ChatGPTだけで取得することも、不可能ではありません。
業務効率化のためにChatGPT(チャットGPT)を使用する際のポイント
ChatGPTの使い方をしっかり把握する
ChatGPTで業務を効率化するためには、正しい使い方をしなければなりません。質問の際に用いる文章の内容を、工夫する必要があります。文章を工夫しなければ、希望する回答を得られず、業務の効率化ができない恐れがあります。したがって、企業内や部署内で、ChatGPTの使い方を統一した方が良いです。可能であれば、マニュアルを用意しましょう。
ChatGPTが得意とする業務のみを任せること
業務効率化のためにChatGPTを導入する前に、ChatGPTには不得意があることを知っておいた方が良いです。ChatGPTは、幅広い分野に関する情報を元に回答をしたり、文章を創作したりすることを得意としています。その反面、正確かつ新しい情報を元に回答をするのは苦手です。ChatGPTは、インターネット上にある、ありとあらゆる情報を元に学習をします。ただ、インターネット上には、正確ではない情報も数多く存在しています。ChatGPTは、その情報を回答に使用してしまうことがあります。その結果、正確ではない回答をしてしまうことは、決して珍しくありません。さらに、回答の元となる情報は、基本的に明らかにされません。したがって、情報に信憑性がないです。
また、ChatGPTが、新しい情報を元に学習をするには、時間がかかります。そのため、新しい情報が出たとしても、それがすぐにChatGPTの回答に反映されるとは限りません。ChatGPTが回答した内容が少し古いというのは、よくあることです。そのように、ChatGPTには、苦手なことがあります。したがって、ChatGPTに任せる業務は、取捨選択しなければなりません。情報の正確さや新鮮さを求められる業務は、ChatGPTに任せないようにし、ChatGPTの機能を最大限に活かせる別の業務で活用するようにしましょう。
機密情報の取り扱いに注意
ChatGPTは、質問として入力された文章を、学習の素材として使用する性質があります。そのため、機密情報をそのまま入力すると、情報漏洩に繋がりかねません。したがって、機密情報を取り扱う場面で、ChatGPTを活用するのであれば、情報漏洩を防止するツールを用意するなどの対策が重要なポイントとなります。もし、そういったツールを用意できない場合は、機密情報に触れない場面でのみ、ChatGPTを使用するようにしましょう。
自治体でも業務効率化のためにChatGPT(チャットGPT)が導入されている
ChatGPTは、自治体でも、業務効率化のための導入されています。自治体で初めて、本格的なChatGPT導入を開始したのは、神奈川県の横須賀市です。文章の作成や校正、アイデアの生み出しなどを効率的に行うために、自治体用のビジネスチャットツールに、ChatGPTを連携させています。また、茨城県のつくば市も同様に、自治体用のビジネスチャットツールとの連携を済ませました。さらに、筑波大学と協力して、ChatGPTの回答の出典を示す機能を開発しています。
その他にも、兵庫県の神戸市では、ChatGPTを活用するための条例制定、福井県の越前市が、市民からの質問への回答にChatGPTを取り入れるなど、多くの自治体がChatGPTを導入しています。本格的な導入こそしていないものの、導入の前段階として、試験的な導入をしている自治体も少なくありません。ChatGPTが自治体の業務効率化に繋がる可能性は十分にあるため、将来的にChatGPTを導入する自治体は増えると考えられます。
【まとも】ChatGPT(チャットGPT)を上手に活用すれば生産性を高められる
業務の中には、わざわざ人が行うようなものではない、比較的単純な作業が含まれていることが多いです。そういった業務を、AIであるChatGPTに任せることができれば、人は他の専門性が高い仕事を担当することが可能となります。また、文章の作成などは、人が考えるよりも、ChatGPTに任せた方が短時間で済む可能性が高いです。そうして、人的資源や時間の無駄を省くことで、生産性を高められます。ChatGPTは基本的に、無料で利用することが可能です。つまり、圧倒的に安いコストで、業務の効率化を図り、生産性を高めることができるというわけです。
